テレワーク環境に適した人事評価制度へ移行するための3つのポイント

令和に入り「働き方改革」が進む中、コロナ禍に突入したことでテレワークは急速に広がりました。しかし急遽テレワークを導入したために、人事評価制度の見直しが追い付かずテレワーク下での人事評価に課題を感じている企業も少なくないのではないでしょうか。

この記事では、テレワーク下における人事評価の課題とその解決方法について解説します。

テレワーク下における人事評価の課題

テレワークを導入している現場では、次のような悩みがよく聞かれます。

・働く姿が見えない
・声がかけづらくなり、ちょっとした確認がしにくくなったことで自分だけで抱え込むことが増えた
・自分がサボっていると思われていないか不安
・仕事が終わらなくて残業しても申告しにくいため、実労働が把握しづらい
・評価の根拠が分からない、納得できない
・評価が中心化傾向（※）に陥っている

（※）中心化傾向とは、評価の際に5段階の「３」やABCの「B」など、中央値ばかり選択してしまう現象のことです。評価者（上司）が被評価者（部下）のことを把握できていないときや、相手の不満を避けたいときに無難な中央の評価を選んでしまいます。

こういった状況から、これまでと同じやり方で人事評価を行うと人事評価を下すための情報が少ないため、評価への根拠が薄くなると言った課題が起きやすくなっています。
これらの課題を解決する方法について、ポイントを３つに絞って見ていきたいと思います。

ポイント①：目標管理制度の見直し・修正

目標管理制度とは、達成すべき目標を社員本人に決めてもらい、その達成度合いによって人事評価をする制度です。社員の主体性を引き出しながら、成果を客観的に評価できる手法として有名なため、すでに導入されている企業も多いことでしょう。

人事評価には、売り上げや契約件数など数値で表せる「定量評価」と、仕事に取り組む態度や協調性など数値化できない「定性評価」という２つの切り口があります。

テレワーク下においては課題となりやすいのが数値化できない仕事への取組みやプロセス面の評価、いわゆる「定性評価」の部分です。お互いに働く姿が見えていない状況ではこの部分の評価が難しく感じやすいのですが、プロセス部分も定量で計れるように目標設計を見直すことで解決できます。

具体的には、「行動設計」→「成果設計」に変えることです。成果に退位するプロセス部分を「〇〇を達成するために必要な行動量・実数」として算出して、その数値を基準に評価を下します。
その場合は必要に応じて業務の洗い出しから始めるなど、社員本人と認識をすり合わせながら進めることが大切です。

また、場合によっては管理職を対象にしたテレワークの啓発活動も必要です。特に年配の方に多いのが、仕事は同じ場所・同じ時間で共有するものだという「大部屋主義」や、電話やメールではなく直接会って話すべきだという「対面主義」です。
管理職が「テレワークでは仕事にならない」と考えていると、公平な人事評価は実施できません。考課者訓練などを通して、テレワーク不信を解消することも大事な見直しの一つです。

ポイント②:業務の見える化

上でも述べましたが、テレワーク下での人事評価で難しいのが「定性評価」。ここを定量化で評価する上でポイントになるのが、業務の「見える化」いわゆる、可視化です。
定量化したプロセスを実際に日々の業務で管理・遂行出来ていることを社員同士がお互いに把握できる環境が良いでしょう。

例えば、業務の見える化にはスケジュール管理ツールの活用も有効です。テレワークを導入した現場では、しばしば「あの人はいつも電話がつながらない、何をしているのだろう？」とか「頼んだ仕事が遅かったけど、真面目にやっていたのだろうか？」といった声が聞かれます。以前であれば、オフィスで顔を合わせることで「あの人は会議中だな」とか、「この人はトラブル対応で忙しそうだな」という情報が自然にキャッチできていました。しかし、テレワーク下でタイミングが合わないことが続くと、ネガティブな推測も生まれがちです。
お互いの行動予定をオープンにしておくことで今抱えている業務量や取り組みを把握でき、その成果を確認することで「定量評価」「定性評価」ともに評価が可能となります。お互いに気持ちよく働くためにも、スケジュール管理ツールの活用は有効だと言えます。

ポイント③:共通言語になる「プロジェクト」を活用しよう

ここまで、人事評価について制度設計の視点で解説してきましたが、業務設計面でも意識できるポイントがあります。

テレワーク下ではどうしてもコミュニケーションの機会が減る傾向にあり、コミュニケーションの回数を意識的に増やそうと画策する企業も多いのではないでしょうか。その際におすすめなのが業務で“こんな施策はどうかな”“こんなやり方を取り入れみる？”といった発案や、上手くいっていないことへの改善案をどうするか、といったことを積極的に「プロジェクト」化することです。

単純に雑談の機会を増やすといったことも悪くはないのですが、意図的にそういった機会を設けても次第にコミュニケーションを取らなくてはならないという義務、負担へ感じてしまうケースもあります。共有の目的・目標を持ち、コミュニケーションが自然と必然的に増える状況を設計してみましょう。
プロジェクトの規模は関係ありません。
何か共通の目的・目標を持つプロジェクトが配置されることでテレワーク下であっても目的のあるコミュニケーションが生まれ、そしてそこから自然と雑談をする機会も増えてきます。
また仕事への姿勢や取り組みを共有することも可能です。

まとめ

テレワーク下では変化を求められることも少なくなく、評価制度の見直しもその一つです。
はじめは面倒に感じることもあるかもしれませんが、制度は上手く運用することで効果を発揮します。社員がモチベーションを保ち、いきいきと働けるよう、是非３つのポイントを参考に制度改革をご検討いただければと思います。