【導入準備チェックリスト付】テレワーク導入時に考えておきたいメリットとデメリット ‐成功する進め方とは‐

新しい働き方として浸透したテレワーク。しかし、食品やヘルスケア業界などの企業では研究部門等、職種によっては重要な機密情報を扱うため簡単に導入できないケースも多く自社での導入は難しいかもともどかしさを感じている経営者や人事・採用担当者の方々がいらっしゃるかもしれません。

全ての業務をテレワークへ完全移行する必要はありません。テレワークでできること・できないことを切り分け
て導入することも可能ですので、ご案内ください。
まずは導入を検討しているみなさんに、テレワークのメリットとデメリット、導入に必要な準備や進め方を解説します。

テレワークのメリットとデメリット

大都市圏の企業におけるテレワークの最大のメリットは「通勤時間をなくせること」です。通勤時間がなくなることで、従業員の身体と精神の負荷を大幅に抑えられます。子育て、介護、家事などの時間を確保して、自分らしい生き方を実現できます。また会社としても交通費削減やペーパーレス化など、コスト削減の点でも効果があります。

人材採用の面からは、地方在住者通勤や勤務時間の面でこれまで採用が難しかった優秀な人材を確保できたり、家族の転勤などでやむを得ず退職をしてしまっていた人材離れを解消します。

経営面からは、事業継続計画（BCP、Business Continuity Plan）からテレワークは考慮すべき課題といえるでしょう。新型コロナウイルスの感染拡大のほか、地震や台風など災害時の帰宅難民の問題など、電車通勤の対策が問われるようになりました。こうした課題解決に役立つのも、テレワークのメリットのひとつです。

一方、デメリットとしては、従業員の個々の「自己管理」が求められ、場合によっては情報漏えいのリスクに注意しなければなりません。ネットワークをVPNにしたり仮想デスクトップ環境を構築したり、データを簡単に悪用できないセキュリティ対策を厳重にすべきです。テレワークの規模によっては大きな設備投資が必要になります。

自己管理が苦手な従業員は、上司の目が届かない自宅ではプライベートと仕事の時間を切り分けることができずに、サボってしまうデメリットがあります。タスク管理やジョブ型雇用、評価制度の見直し、規律を保つなど独自の労務管理を行う必要があります。

成功する進め方のカギは、段階的な導入

メリットとデメリットの両面を挙げましたが、デメリットだけ注目すると導入に踏み切れません。リスク管理は大切ですが、新しい働き方や制度の導入には「やってみないと分からない」実情があります。では、どうすればよいでしょうか？

テレワーク導入を成功させるためには、まず「現状の把握」「構想の立案」によって準備をします。

「現状の把握」では、業種、企業規模、職種によって簡単に導入できるケースと導入が困難なケースがあります。一般論を参考にして漠然とテレワーク導入を進めても、うまくいかないものです。現状の業務を棚卸しして、どの業務が在宅で可能か明らかにします。

「構想の立案」は、長期的な経営改革を見据えて、自社に最適な制度や環境を準備します。さらに、成果を定量的に把握できるようにすることが大切です。

次に具体的な導入時に重要になるのは「試験的な導入から全体に拡げていく段階的な導入」を進めることです。

全社一斉にテレワークを実施する導入方法はおすすめできません。トラブルが起きたときには、情報システム部門はもちろん人事部門の対応も煩雑を極めます。場合によっては業務が中断するような事態も免れません。

経営者層や中間管理職の層が、率先してトライアルを行い、続いて特定の部署や職種の一部に導入し、最後に全社的に拡大していくとよいでしょう。IT系のシステム導入では概念実証（PoC、Proof of Concept）を重視しますが、スモールスタートによって障害や課題を発見しつつ、解決しながら浸透させていく進め方が基本です。

テレワーク導入準備のチェックリスト

【使用する端末とインフラストラクチャー】
□在宅勤務で使用する端末は会社の支給する端末か個人の所有する端末か
□端末にカメラは搭載されているか、周辺機器を利用するか
□WEB会議などのシステムを決めているか
□在宅のネットワーク環境はストレスなく仕事ができるか

【セキュリティ対策】
□サイバー攻撃の対策は徹底されているか、ウィルス対策ソフトの準備は万全か
□VPNや仮想デスクトップ（VDI、DaaSなど）の利用
□アクセス制限や機密情報の管理、ファイル共有の制限

【労務管理と制度の整備】
□就業規則を改定したか、勤務時間や勤務形態の明確化
□出社が必要な場合、緊急時の連絡などを定めたか
□提出義務のある申請を整理できているか
□労務管理ツールの導入

【従業員に対する教育】
□個人情報漏えい、セキュリティに関する教育の実施
□自己管理に関する教育の実施

【成果の指標や改善のサイクル】
□テレワークの成果を定量的に評価する指標があるか
□在宅勤務の人事評価制度を定めているか

まとめ

テレワークの働き方にシフトすることは企業経営の全体に関わり、顧客や取引先だけでなく、従業員の家族など多様なステークホルダーに影響を及ぼします。問題が生じる場合もありますが、社会全体が大きく変化する時代には、変化に適応しないことがリスクになる可能性を考慮しなければなりません。

テレワークの導入にあたってはメリットとデメリットを理解し、試験的に小さく始めて拡大していく進め方がベストです。効率やコスト、時間管理などの面から定量的に効果を測定し、改善のサイクルを回していくとよいでしょう。